RPAでできること一覧！具体例・できないこと・失敗しないポイントを徹底解説
RPA（Robotic Process Automation）って聞いた事あるけど、いまいち何のことなのかわからない。
そう思っている営業マンも少なくありません。
実はRPAとは人が繰り返し行ってきた作業や大量データの処理を自動化することを指し、それにより業務効率が大幅に向上し、ヒューマンエラーの削減にも繋がる技術のことを言います。
本記事では、RPAで自動化できる業務の具体例はもちろん、RPAでは対応が難しい業務、導入に向けたステップ、そして失敗を回避するためのポイントまで、幅広くわかりやすく紹介していきます。
RPAの導入を検討している企業や担当の方にとって、有益な内容ですのでぜひ参考にしてみてください。
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RPAでできること一覧
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で繰り返し行われる定型業務を自動化するためのソフトウェアロボットです。
人が手作業で行ってきた処理を任せることで、大幅な業務効率化とヒューマンエラーの削減が期待できます。
ここでは、RPAが実際にどのような業務を自動化できるのか、具体的な例を交えながら分かりやすく紹介していきます。
1.データ入力・転記
RPAは、複数システム間のデータ転記やWebフォームへの自動入力など、繰り返し行う単純作業を効率化します。
例えば、営業担当者が日々入力する顧客データをCRMへ登録したり、受注情報を会計システムへ転記する作業を自動化可能です。
これにより入力ミスを防止し、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。
特に、毎日・毎週など定期的に発生するルーティン作業に最適です。
導入時は、入力ルールやエラーパターンを明確化しておくことで、RPAの安定稼働とメンテナンス性を高められます。
また、業務変更が生じた場合に備えて、更新手順を社内で共有しておくことも重要です。
2.データ収集・抽出
RPAは、Webサイトからの情報収集や社内システムからのレポート取得などを自動化できる強力なツールです。
例えば、競合企業の価格や在庫状況を定期的に取得したり、営業実績・販売データを各部署から自動的に集約することが可能です。
これにより、手作業による収集時間を大幅に短縮できます。
さらに、RPAで自動的に最新データを抽出し、ExcelやBIツールに連携させることで、リアルタイムな分析・意思決定がしやすくなります。
運用のポイントは、収集対象・抽出形式・実行タイミングを明確に設定することです。
3.帳票作成・レポート作成
RPAは、Excelでの集計表作成や定型レポートの自動生成を最も得意とする分野の一つです。
売上報告書、在庫一覧、経費精算レポートなど、日次・週次・月次で作成が必要な帳票を自動化すれば、担当者の作業時間を大幅に削減できます。
具体例としては、日次売上データを自動で集計し、グラフや表を更新してレポートをメール送信する、といった業務が挙げられます。
RPAを活用することで、データ更新漏れや入力ミスを防止し、報告書の精度とスピードを両立できます。
また、帳票フォーマットや出力ルールをあらかじめテンプレート化しておくと、異なる担当者でも一貫した帳票を短時間で生成でき、社内の業務標準化にもつながります。
4.メール処理
RPAは、定型メールの自動送信や受信メールの内容に応じた処理を自動化することができます。
例えば、問い合わせメールを内容ごとにカテゴリ分けして担当部署へ振り分けたり、承認依頼メールを受信すると同時にワークフローを自動で開始するといった活用が可能です。
また、日報や請求書送付などの定期メール送信も、RPAを使えば人の手を介さずに正確に行えます。
メール対応のスピードと正確性が大幅に向上し、担当者の作業負担を軽減できます。
導入時には、件名や本文のキーワードなど処理条件を丁寧に設定することが重要です。
条件設定を誤ると誤分類や誤送信が起きる可能性があるため、テスト運用を行いながら精度を高めていきましょう。
5.ファイル操作
RPAは、ファイルの移動・コピー、整理・分類、リネーム、バックアップなど、日常的に発生するファイル操作を自動化できます。
例えば、日次で生成される売上データを指定フォルダに自動保存したり、定期的にバックアップをクラウドストレージへ転送する処理を自動実行することが可能です。
これによって、手作業で行う際の誤操作やファイルの紛失リスクを防ぎ、作業時間を大幅に短縮できます。
特に、大量のファイルを扱う経理・営業・人事部門などで効果的です。
導入時には、対象ファイルのパスや命名ルール、処理の順序を明確に設定することが重要です。
また、定期実行のスケジュール設定を行うことで、安定した業務運用を実現できます。
6.Webブラウザ操作
RPAは、Webサイト上での監視やデータ取得、入力作業など、定型的な操作を自動化することができます。
たとえば、ECサイトの価格情報を定期的にチェックして取得したり、問い合わせフォームに必要事項を自動入力して送信することも可能です。
さらに、ログイン操作やファイルのダウンロードといった作業も自動化できるため、担当者の負担を大きく軽減できます。
特に、毎日や毎週繰り返し行うデータ収集やWebチェックには非常に効果的です。
一方で、Webサイトの構造が変更された場合、RPAが正常に動作しなくなるケースもあります。
そのため、定期的な動作確認や設定の見直しが欠かせません。
安定して稼働させるためには、対象ページの仕様を把握し、状況に応じて柔軟に対応できる体制を整えておくことが重要です。
7.ほかシステムとの連携
RPAは、在庫管理システムや会計システム、営業支援ツール（CRM）など、異なるシステム間で行うデータ連携を自動化することができます。
たとえば、受注情報を在庫システムや会計システムへ自動的に反映したり、Excelにまとめたデータを基幹システムへ登録する作業を効率化できます。
これにより、手入力による二重作業や転記ミスを防ぎ、情報連携のスピードと正確性を大きく向上させることができます。
また、システムごとにデータ形式が異なる場合でも、RPAによって自動で変換やフォーマット統一を行うことが可能です。
導入時には、対象となるシステムの操作手順やデータ仕様を整理しておくことが重要です。
事前にデータ項目の対応関係を明確にすることで、より安定した自動連携が実現しやすくなります。
8.請求・経理業務
RPAは、請求書の自動作成や売掛金・買掛金の管理、入出金の照合など、経理・会計業務の多くを効率化できます。
例えば、受注情報や契約データをもとに請求書を自動生成し、指定日時に取引先へメール送信することも可能です。
さらに、銀行明細や会計ソフトのデータを照合し、未入金の案件を自動で抽出・通知するような使い方もできます。
これによって、単純な転記作業やチェック作業の時間を削減し、経理担当者は分析や管理業務など、より付加価値の高い業務に集中できます。
導入時は、計算ルール・承認フロー・請求書フォーマットなどを明確に定義し、例外処理の対応手順も整備しておくことが重要です。
9.人事・労務業務
RPAは、勤怠データの集計や給与計算の補助、社員情報の更新、各種申請処理など、人事や労務に関わる幅広い業務を自動化できます。
例えば、タイムカードや勤怠管理システムから勤務時間を自動集計し、給与計算用のデータとして整えることが可能です。
さらに、入退社時の社員情報登録や変更、年末調整や社会保険関連の書類作成など、繰り返し発生する業務にも効果的です。
これにより、作業時間の短縮だけでなく、人的ミスや書類の提出漏れといったリスクを大幅に軽減できます。
また、RPAは夜間や休日にも処理を実行できるため、繁忙期における労務担当者の負担軽減にも役立ちます。
導入にあたっては、社員データの入力形式や運用ルールを統一し、例外的な処理が発生した際の対応フローも事前に整備しておくことが重要です。
これにより、安定した運用とスムーズな業務効率化が実現しやすくなります。
10.カスタマーサポート
RPAは、勤怠データの集計や給与計算の補助、社員情報の更新、申請書類の処理など、人事や労務領域で発生する定型業務を幅広く自動化できます。
例えば、勤怠管理システムやタイムカードのデータを自動で集計し、そのまま給与計算に利用できる形式へ整えることも可能です。
さらに、入退社に関する社員情報の登録や変更、年末調整や社会保険関連の書類作成など、毎年または定期的に発生する業務にも大きな効果を発揮します。
これにより、膨大な手作業の削減だけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
また、RPAは夜間や休日にも自動処理を実行できるため、繁忙期に業務が集中しやすい労務担当者の負担軽減にもつながり、締め作業がよりスムーズになります。
導入にあたっては、社員データの入力形式や運用ルールの統一が重要です。
さらに、例外的な処理が発生した際の対応方法をあらかじめ明確にしておくことで、安定的な運用と継続的な業務改善を両立しやすくなります。
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RPAで「できないこと」
RPAは定型作業を自動化できる便利なツールですが、すべての業務に対応できるわけではありません。
特に人間の判断や創造力が必要な作業、ルールが頻繁に変わる複雑な業務、規則性の少ない情報処理には向いていません。
具体的に、下記のような業務はRPAではできません。
- 自ら考えること：通常と異なる事象への判断や新しいアイデアの創造は不可
- ルール変更・複雑な処理：業務ルールが頻繁に変わる場合や複雑な判断を伴う処理には不向き
- 手書き文字・画像の認識：紙の手書き文字や画像の内容認識はOCRやAI-OCRが必要
RPAの得意・不得意を正しく理解し、適した業務に導入しましょう。
RPAを導入する手順
RPAを導入する際は段階的に進めることで、効果的かつ安定した運用が可能です。
以下のステップに沿って導入を進めましょう。
1.現在の業務プロセスと業務量の洗い出し：どの業務を自動化すべきか分析する
2.RPAを導入する業務を選定：ルールが明確な定型作業を優先する
3.導入するRPAツールを決定：自社環境や担当者に合ったツールを選択する
4.無料トライアルで使用感を確認：操作性やサポート体制をチェックする
5.業務の一部からスモールスタート：一度に広範囲で導入せず段階的に開始する
6.改善点を洗い出して本格導入：スモールスタートで得た課題を解消し範囲を拡大する
7.RPA導入の効果測定：作業時間削減や効率化の効果を定量・定性で評価する
8.運用・保守体制の整備：RPAチームでノウハウを蓄積し、継続的に改善する
RPA導入で失敗しないためのポイント
RPA導入を成功させるには、計画的な進行と社内体制の整備が欠かせません。
特に以下の4つのポイントを押さえることで、導入効果を最大化できます。
| ポイント | 内容 |
| 目標・指標の明確化 | 「業務効率化」「人件費削減」など目的を明確にし、残業時間やミス率などの指標で効果を測定する。 |
| テスト導入（スモールスタート） | まずは一部業務で試験運用し、ツールの使用感や課題を確認してから全社展開する。 |
| RPA人材の育成 | RPAを理解した担当チームを設け、研修やウェビナーを活用して知識を共有する。 |
| 野良ロボット対策 | 管理者不在のRPAを防ぐため、運用状況を一元管理し、定期的な見直しとメンテナンスを行う。 |
これらを実践することで、トラブルを最小限に抑え、RPAの効果を継続的に発揮できます。
まとめ
本記事では、RPAで自動化できる業務の具体例や、逆に対応が難しい作業、さらに導入手順について解説してきました。
RPAは、データ入力や帳票作成、メール対応、Web操作など、多くの定型業務を自動化できる非常に便利なツールです。
一方で、判断が必要な業務や、頻繁にルールが変わる業務、手書き文字の認識が伴う業務などは苦手な領域であり、導入対象を適切に見極めることが成功につながります。
導入にあたっては、まず業務内容の棚卸しから始め、小さく試して効果を確認しながら、段階的に対象範囲を広げていくことが効果的です。
本記事で紹介したポイントを参考に、RPA活用による業務効率化の最大化をぜひ目指してみてください。
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